LOS NUEVE PASOS PARA ANALIZAR LOS SIG

SISTEMAS DE INFORMACION  APLICADOS  A LOS CARGOS EN LA EMPRESA.  

      

      *GERENTE:

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS-MIS

Es  necesario para suministrar información, al  responsable de la toma de decisiones para que este  cumpla con los objetivos de la organización

Su objetivo principal  es mostrar una visión general de la situación de la empresa. Consecuentemente, estos muestran la situación de las operaciones regulares de la empresa para que los directivos puedan controlar, organizar, planear y dirigir.

Realiza funciones como:

1.    Produce reportes (anuales, semestrales, trimestrales o mensuales) con un formato pre-establecido.

2.     Produce consultas impresas o consultas en pantalla

3.     Utiliza datos internos de las operaciones de la empresa, almacenados en las bases de datos de los sistemas de datos transaccionales

DECISION-SUPPORTT SYSTEMS (DSS):

Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda al gerente tomar  decisiones utilizando modelos y datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo principal de estos sistemas es el de apoyar, no remplazar, sus  capacidades de decisión.

Combina datos  y modelos analíticos avanzados o herramientas de análisis de datos.

·         *SECRETARIA GERENCIAL:

OFFICE AUTOMATION SYSTEMS - OAS:

Aplicación de Tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica (Paquete De Microsoft Office).

Realiza funciones como:

1.    Coordina y administra de documento y información

2.    Enlazan el trabajo

3.    Programar  las actividades de las personas y grupos

4.    Comunicación con personas y grupos

5.    Administración de los datos

6.    Mantener actualizados archivos físicos y en base de datos, sobre las facturas generadas y facturas anuladas, clasificándolas ordenadamente por tipo de transacción y número correlativo.

·         *RECURSO HUMANO:

KNOWLOGE-WORK SYSTEMS – KWS:

Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos intensivos en información.

Como  sabemos el conocimiento como activo intangible es difícil de administrar, incluso apenas se está comprendiendo cómo se puede administrar; el conocimiento es parte fundamental para las organizaciones y su forma de hacer negocios y tener ventajas competitivas. Dichas herramientas nos ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de conocimiento y a llevar los procesos de su gestión de una manera más efectiva, todas las habilidades y los conocimientos deben de ser identificados y valorados, accesibles desde cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para que a su vez se puedan desarrollar y mejorar.

•  Para CREAR conocimiento: Apoyan las actividades de los empleados y          profesionistas de alto desempeño y los ayudan a crear nuevos conocimientos e    integrarlos a la empresa.
•  Para COMPARTIR conocimiento: Grupos de trabajo, donde se comparte el  conocimiento, este puede ser  presencial o a distancia (e-mail, tele-conferencias, groupware).
•  Para DISTRIBUIR conocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el flujo de información a través de      la organización (procesamiento de datos, calendarios electrónicos).

·         *DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (CONTADOR):

OFFICE AUTOMATION SYSTEMS - OAS:

Aplicación de Tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica (Paquete De Microsoft Office).

En cual realiza funciones como:

1.    Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido.

2.  Preparar y presentar informes sobre la situación financiera que  se  exijan   y   entregar al Gerente, un balance correspondientes.

3. Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes. 

4.    Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas y externas.

5.    Presentar los informes

     * DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y DESARROLLO (supervisores, asesores y consultores):

OFFICE AUTOMATION SYSTEMS - OAS:

Aplicación de Tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación (Paquete De Microsoft Office).

Asesores y supervisores realiza funciones como:

• Administración de información (clientes, actividades, eventos)
• Programación (mediante la agenda electrónica).
• Comunicación (a través de correo electrónico, correo de voz o videoconferencias).
• Procesamiento y  edición de documentos con calidad.
• Diseño, gráficas y características especiales de distribución.

Supervisor Realiza Funciones Como:

•  Gestiona el servicio de soporte a los usuarios
• sistema informático según las indicaciones de la dirección
•   Recoge las exigencias de los usuarios finales e implanta una estructura de asistencia.
• Puede intervenir directamente en actividades del servicio de soporte

 OBJETIVOS DE LOS  DEPARTAMENTOS:

RECURSO HUMANO.

1.    Mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de forma que sean responsables desde el punto de vista estratégico, ético y social.

2.    Desarrollar modelos para evaluación y retribución del recurso humano.

3.  Crear, mantener y desarrollar programas de Recursos Humanos con habilidad y motivación para realizar los objetivos de la organización.

4.    Alcanzar eficiencia y eficacia del  Recurso Humano de la organización reclutando el personal idóneo para cada puesto.

5.    Crear y desarrollar programas que vaya en función al mejoramiento de la organización y el conocimiento del personal.

6.    Identificar y desarrollar competencias optimas para la organización

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:

Registro oportuno de las operaciones presupuestarias y contables que inciden en el resultado de los Estados Financieros de cada ejercicio, para que sean útiles en la toma de decisiones por parte de las autoridades superiores. 

1. Administrar de manera eficiente y transparente los recursos financieros
2. Formular oportuna y eficientemente las programaciones de pago de compromisos, obligaciones de la empresa.
3. Formular y presentar el Flujo de Caja  mensual de acuerdo a las necesidades que plantee la administración.
4. Administrar, controlar y documentar los movimientos, operaciones y transacciones financieras realizadas en las cuentas monetarias autorizadas.
5. Llevar un estricto control del comportamiento de los ingresos y egresos
6. Preparar los informes pertinentes de acuerdo a la necesidad  de la empresa
7. Registrar todas  las operaciones en los libros correspondientes
8. Elaborar los informes financieros

DEPARTAMENTO DE GESTION Y DESARROLLO

1. Optimizar los procesos de planificación y control de gestión, mediante el diseño de herramientas de gestión
2.  Incrementar  el   control de  la gestión de los empleados, proveyendo a la organización con la   información pertinente y correcta para la toma de decisiones.
3. Optimizar los procesos del Trabajo, desarrollando criterios de calidad
4. Crear un  Sistema de Control y Monitoreo  con el fin  tener una generación de informes oportunos para  la organización en pro de  un mejor manejo de la información en la correcta toma de decisiones.

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO OPERATIVO: 

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

NOMBRE DEL PUESTO:

   

CONTADOR

DESCRIPCIÓN GENERAL:

Realizar aspectos de análisis, clasificación, codificación, validación y registro diario de las transacciones de índole económica, asimismo interpretar estados básicos y financieros de la Institución, además es responsable de emitir todos aquellos reportes que sustentan las cifras de los estados financieros de la empresa.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:

Se encarga de organizar, supervisar y de administrar los recursos monetarios de la empresa

RESPONSABILIDADES:

•   Velar por que la contabilidad se lleve de acuerdo a las normas establecidas en Colombia
•  Clasificar operaciones registradas, como medio para obtener objetivos propuestos.  
•    Envío de  informaciones  adicionales  que requiera administración.
• Velar porque las notas contables y ajustes  con asociados estén debidamente soportados y contabilizados.
• Registrar diaria y cronológicamente, todas las operaciones cuantificadas en términos económicos que adicionen, amplíen o modifiquen la composición de los recursos y obligaciones de la empresa
•  Analizar e interpretar la situación financiera.
• Mantener actualizado, ordenado y debidamente referenciado el archivo contable.
• Elaborar y presentar informes de seguimiento del plan anual de trabajo a la Gerencia de Planificación
• Revisar los recibos de  caja y comprobantes de pago.
• Las demás inherentes a su condición de contador público

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y DESARROLLO

NOMBRE DEL PUESTO

SUPERVISOR

DESCRIPCIÓN GENERAL:

Trabajo  profesional  que  consiste asesorar, organizar,  coordinar, dirigir    y supervisar las  actividades que realizan las ASESORES Y CONSULTORES.

RESPONSABILIDADES:

• Planifica, organiza, coordina, dirige y supervisa, actividades administrativas que realizan  las  analistas de personal, en materia de administración de personal
•  Brinda asesoría a los Asesores Y Consultores en materia de  administración de personal
•  Organiza, coordina y dirige reuniones de trabajo con el  personal.
•  Traslada la correspondencia a las diferentes delegaciones de personal.
• Revisa y firma movimientos de personal.
• Revisa actas de toma de posesión y entrega de puestos del personal
• Realiza auditorias a las  (os)  Asesores y consultores  , para revisión de planes de trabajo y consecución de metas.
• Aplica las medidas disciplinarias al personal bajo su cargo.
• Elabora informes de actividades realizadas.
• Participa en reuniones que convoque, la Dirección de Recursos Humanos  así como el   gerente.   
•  Asiste a los cursos de capacitación a los que le nombre  la Dirección.
•  Las demás inherentes a su condición de supervisor.

DEPARTAMENTO RECURSO HUMANO

NOMBRE DEL PUESTO

DIRECTOR (AR) DE R.H

DESCRIPCIÓN GENERAL:

Trabajo profesional que consiste en Formular e implementar políticas y estrategias para desarrollar y administrar el  recurso humano, teniendo en cuenta la importación de el para el desarrollo y éxito de la  empresa.

RESPONSABILIDADES:

•  Asesorar a la empresa en relación a la forma de aplicación de los fundamentos técnicos y disposiciones legales vigentes en el tema de recursos humanos.  
• Apoyar la dotación de personal, suministro de materiales y servicios de logística necesarios para el desarrollo de sus actividades, en la cantidad, calidad y oportunidad que corresponda según sus programas internos de trabajo.
• Utilizar de manera responsable, técnica y oportuna la información generada por las instancias de planificación, cobertura educativa y otras afines, con el fin de procurar la gestión pertinente en la creación de sus departamentos de trabajo
• Coordinar, gestionar, evaluar y ejecutar las actividades de clasificación de puestos, administración de salarios y administración de la nómina del personal, en forma ágil y con fundamento en las disposiciones legales y vigentes.
• Coordinar y gestionar las actividades de capacitación, desarrollo y evaluación de personal con base en normas técnicas y legales vigentes.
•   Investigar, evaluar, coordinar y ejecutar procesos de relaciones laborales e higiene y seguridad dentro de lo que permite la ley y la aplicación de aspectos técnicos
• Las demás inherentes a su condición de director de R.H

TARJETAS COMENTARIOS Y SUGERENCIAS EMPLEADOS

 CONTROL DEL SOFTWARE DE BAAN.

Para KAICEN COACH  tiene gran importancia la información que puede brindar  los software que puede brindarnos  la compañía para administrar las relaciones estratégicas con los proveedores así como los procesos diarios de compra.

Por eso en la aplicación de  software buscamos  que Desarrolle relaciones sólidas con los  clientes  e incremente su control en los procesos de adquisición y colabore en línea con sus proveedores para reducir los costos, aumentar la calidad y mejorar los niveles de servicio. 

iBaan Procurement  nos  da las herramientas y la información que  necesitamos  para manejar las adquisiciones estratégicamente.

La manera de hacer control a este software  es teniendo un control  detallado de el desarrollo de sus funciones como:

·  La estrategia de Adquisición - establece metas de reducción de costos a desarrollar en la negociación con los proveedores.

·  Búsqueda Electrónica de Suministro - Basada en Internet. Búsqueda y evaluación de licitaciones.

·   Ejecución de Órdenes - Desde órdenes de compra hasta auto-facturación.

·   Análisis de Compra - Análisis de Gastos, desempeño de Vendedores.

SUGERENCIAS PARA LA MEJORA DEL SOFTWARE DE LA EMPRESA.

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Entre los motivos por los cuales  es necesario  actualizar los sistema  de información de la empresa se  encuentran las nuevas exigencias del mercado y la forma como vamos a abarcar la demanda  de nuestro clientes tanto actuales como el los  nuevos mercados que queremos alcanzar.

El tiempo de actualización de nuestro software se debe realizar cada año puesto que maneja información que se debe estar actualizando según los requerimientos del mercado y la necesidades que se desarrollen nuestros clientes y empresa teniendo presente que somos una empresa de asesorías y tenemos que estar a la vanguardia de los diferentes cambios tecnológicos y como también los sistemas de información gerencial.

Cuando  podemos mejorar nuestro software actual:

·    Cuando necesitamos Ampliar  las tareas que debe cumplir el sistema, por ejemplo, cuando al personal  encargado de verificar los clientes  se le pide que haga la edición de los errores  encontrados, o cuando en nuestro sistema de facturación debemos instalar un modulo de calculo de impuestos exigidos por el gobierno.

·  Existen otros motivos por los cuales debemos actualizar nuestros sistemas de  información,  como por ingreso de nuevos servicios los cuales van  acompañados de códigos de identificación y mejorarlos con el fin de evitar colapso en el sistema.

CONTROL Y REGISTROS DE INVENTARIOS (EXCEL):

CONTROL  Y REGISTRO DE CLIENTES (ACCESS):

CONTROL  Y REGISTRO DE EMPLEADOS :

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN:

1. paso: detección de necesidades
2. paso: clasificación y jerarquización de las necesidades de capacitación
3. paso: definición de objetivo
4. paso: elaboración del programa
5. paso: ejecución
6. paso: evaluación de resultados

En en el primer paso detectamos  las necesidades de la empresa. Aplicando las técnicas adecuadas para este fin (elimina las pérdidas de tiempo).

El segundo paso se  clasifica y jerarquiza las necesidades. Es decir,  se   clasifican y ordenan para decidir cuáles son las más urgentes, o más importantes, o cuáles requieren atención inmediata y cuáles se tienen que programar a largo plazo.

El tercer paso se definir los objetivos de capacitación, es decir, estos objetivos tienen que formularse de manera clara, precisa para más adelante, después de aplicar el programa, poder evaluar los resultados.

El cuarto paso es elaborar el programa de capacitación. En este momento se determina qué (contenido), cómo (técnicas y ayudas), cuándo (fechas, horarios), a quién (el grupo), quién (instructores), cuánto (presupuesto).

El quinto paso es ejecutar el programa, es decir, llevarlo a la práctica.

El sexto paso es evaluar los resultados del programa. Esto debe hacerse antes, durante y después de ejecutarlo.

Este modelo permite gerenciar de modo objetivo y práctico los procesos de capacitación en la organización y al mismo tiempo es la puerta de entrada para formalizar y fortalecer la medición del impacto de la capacitación, definir las curvas de aprendizaje y obtener información cuantificable sobre la manera como se va cerrando la brecha entre las competencias esperadas por la organización y las que posee cada una de las personas según el cargo que desempeñan

ANALISIS DE DESEMPEÑO DE LA EMPRESA

A lo largo de estos años nuestra empresa ha tenido gran impacto dentro del mercado y es consolidada como una de las empresas altamente competitivas en nuestra región, por la calidad de  nuestros servicios y el fácil acceso a ellos.

Ya que nuestra diferencia con las demás empresas se basa en la variedad y calidad de nuestros servicios,  haciéndonos únicos en el mercado.

Uno de los principales logros alcanzados  fue poder obtener  profesionales honestos y capacitados  en todas las áreas requeridas actualmente por el mercado suministrándoles  capacitación constante en la cual desarrollen sus habilidades y competencias.

Sus sistemas de información gerencial  aplicados al rápido desarrollo  o rapidez de los cambios de la sociedad nos permiten administrar de manera más  fácil los recursos de la empresa teniendo una organización enfocada en nuestro servicio y en la atención que les brindamos  a nuestros clientes.

Nuestra estructura organizacional siempre pone gran interés en la innovación y el cambio de acuerdo a las constantes necesidades de la sociedad por esta razón cuidamos como nuestro recurso más importante  el conocimiento en cada una de las áreas que nos desempeñamos y sobre todo la manera en que lo  utilizamos y aplicamos.

APLICACIÓN DE DOFA ESTRATÉGICO:

INTERNO

FORTALEZAS:

1.  Reconocimiento de marca: KAICEN COACH es sinónimo de calidad y de servicio orientado al cliente.
2. El modelo de negocio: Tiene la factibilidad  de aumentar sus clientes sin necesidad de grandes aumentos en sus costos directos.
3. Diversificación: tenemos gran  variedad de servicios que atienden las necesidades actuales de clientes y organizaciones.
4. Evolución del negocio: Durante los últimos años, se ha mejorado continuamente y  servicios han sido actualizados según los requerimientos del mercado.
5. Clientes: Contamos con una base de clientes establecida.
6. Recurso Humano: Son profesionales calificados que se encuentran en constante  capacitación para adaptarse  a  los cambios del mercado y sus exigencias. 

DEBILIDADES:

1. Complejidad del negocio: Al querer   aumentar la variedad de los servicios  y aumentar  el cubrimiento en otras ciudades, se haría  más compleja su  distribución.
2.  Los competidores: Tienen mas aceptación  inicial por el tiempo que llevan posicionados en el mercado.
3. Para ser una organización  de asesorías  nos hace falta aumentar  la tecnología  y abrir nuestro mercado.
4.  Nos cuesta adquirir más clientes debido a las costumbres empíricas de  la sociedad  empresaria de la región.
5.   La falta de disponibilidad de medios adecuados hace ineficaz la resolución de las reclamaciones.

  EXTERNO

OPORTUNIDADES:

1.   Tenemos una buena relación entre calidad - precio en nuestros productos, de esta manera nos aseguramos la fidelidad de nuestros clientes y la posibilidad de captar a otros nuevos.
2. El acelerado uso del Internet, nos permitirá mayor cobertura y  dar a conocer  los servicios de nuestra empresa.
3. Acceder a inmuebles para ampliar las instalaciones de nuestra empresa, y así  poderle brindar a nuestro R.H  sitio de trabajo (oficinas, salas de conferencia )y mejor atención a los clientes.

AMENAZAS:

1. Creciente competencia: Entrada del mercado de  nuevas empresas de asesoría.
2. Desempeño bajo presión: la empresa tiene que justificar el "precio agresivamente alto" que le asignan los mercados financieros con todas sus innovaciones, puede ser una amenaza externa potencial a las empresas.
3.  Los cambios tecnológicos.

      ENSAYO SOBRE LA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INFORMATIVO  ENFOCADO A LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA COLOMBIANA.

     En la actualidad las medianas y pequeñas empresas  necesitan  para  ser mas rentables o convertirse en organizaciones competitivas es incluir o implementar una planificación  estratégica de un sistema informativo  que le brinden la facilidades   para manejar  sus necesidades a nivel de administración y organización como en la toma de decisiones  que  identifica y da la posibles soluciones para aplicarlas a la  organización de sus procesos como también  de cada uno de los recursos  y a su vez el buen manejo de los productos y servicios que  se manejan  teniendo toda su información a la mano y de una manera mas organizada y con acceso ilimitado..